Nakládání s osobními údaji fyzických osob v průběhu rozhodčího řízení vedeného před Rozhodčím soudem

Rozhodčí soud je stálým rozhodčím soudem, jedním ze tří stálých rozhodčích soudů v České republice. Rozhodčí soud slouží k administraci soukromoprávních sporů, jeho pravomoc je dána dohodou stran.

Pro to, aby mohl Rozhodčí soud všechny spory správně, efektivně, rychle a bez chyb rozhodnout, musí zpracovávat některé osobní údaje. Zpracování osobních údajů na Rozhodčím soudu začíná podáním žaloby k Rozhodčímu soudu, dále se doplňují a zpracovávají v průběhu trvání rozhodčího řízení, které končí pravomocným rozhodnutím (rozhodčím nálezem, či usnesením). Tím ovšem zpracování Vašich osobních údajů nekončí, neboť Rozhodčí soud má dle zákona č. 216/1994 Sb., o rozhodčím řízení povinnost uchovávat jednotlivá rozhodnutí, spolu s veškerým spisovým materiálem po dobu 20 let od nabytí právní moci takového rozhodnutí.

Z důvodu, že v průběhu rozhodčího řízení zpracováváme Vaše osobní údaje, najdete na několika následujících řádcích základní informace o tom, jaké údaje zpracováváme, komu jsou přístupné, jak se můžete domoci jejich změny a jak můžete uplatňovat svá práva spojená právě s těmito osobními údaji.

Ochrana stran rozhodčího řízení, je jednou z našich základních absolutních priorit, proto děkujeme za pozornost, kterou budete následujícímu dokumentu věnovat.


V první řadě je důležité, uvést stručný a ucelený přehled Vašich práv, která jsou spojena se zpracováním osobních údajů Rozhodčím soudem:

  • Ve vztahu k Rozhodčího soudu vystupujete jako tzv. subjekt údajů (Vám údaje patří).
  • Máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, kdo k nim má přístup, za jakým účelem a na základě jakého titulu tyto údaje zpracováváme (zejména k tomuto účelu slouží tento krátký informativní dokument).
  • Máte právo se domáhat opravy Vašich osobních údajů a v případě, že vypršel zákonný důvod jejich uchovávání Rozhodčím soudem, máte právo domáhat se jejich výmazu.
  • Máte právo, aby Rozhodčí soud zpracovával Vaše osobní údaje v pouze v nezbytném rozsahu, a aby při jejich zpracování chránil všechna Vaše práva.
  • Rozhodčí soud je povinen Vaše osobní údaje chránit a v rámci svých možností zabránit narušení Vašich osobních údajů ze strany třetích osob.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?


V rozhodčím spise se ZPRAVIDLA nacházejí tyto Vaše osobní údaje (u fyzické osoby):

  • Jméno, příjmení
  • Datum narození
  • Rodné číslo
  • Bydliště/ korespondenční adresa
  • ID datové schránky
  • Telefon
  • Emailová adresa
  • Fax

2. Co je účelem zpracování vašich osobních údajů?


Vaše osobní údaje zpracováváme za jediným účelem, kterým je vydání pravomocného rozhodnutí ve věci, která je předmětem rozhodčího řízení, ve kterém jste účastníkem (popřípadě zástupcem účastníka řízení).
Vaše osobní údaje samozřejmě neposkytujeme třetím osobám (které nemají vztah k rozhodčímu řízení).
Jednou ze základních zásad rozhodčího řízení je zásada mlčenlivosti rozhodce o skutečnostech, které se v průběhu rozhodčího řízení dozvěděl. Tato mlčenlivost se plně vztahuje také na Vaše osobní údaje.

3. Kde jsou Vaše údaje uchovávány?


Vaše osobní údaje uchováváme fyzicky v podobě listinného spisu a také elektronicky. Obě podoby spisů jsou za užití vysoké úrovně zabezpečení uloženy v sídle Rozhodčího soudu. Ukončené spisy v listinné podobě jsou dále uchovány v externím archivu Rozhodčího soudu, které je provozované profesionálem a koncesovaným podnikatelem v předmětu podnikání vedení spisovny, který je vázán velmi přísnými pravidly ochrany osobních údajů stejně jako Rozhodčí soud.

4. Kdo má k Vašim osobním údajům přístup?


K Vašim osobním údajům mají kromě zaměstnanců Rozhodčího soudu pověřených správou spisu (tj. zaměstnanci pověřeni spisovou agendou, ekonomickou agendou a zaměstnanci podatelny Rozhodčího soudu) přístup pouze rozhodci projednávaného sporu (ustanovení dle pravidel Řádu Rozhodčího soudu). Znalec má přístup pouze k vybrané spisové dokumentaci v případě, že je v průběhu rozhodčího řízení nutné některé skutečnosti odborně zhodnotit a posoudit (nutnost přibrání znalce je zpravidla výsledkem projednání věci při ústním jednání a to na základě konsenzu obou stran, popřípadě na základě uvážení rozhodce).
V případě, že některá ze stran nepřebírá v průběhu rozhodčího řízení jí určené písemnosti, jmenuje Rozhodčí soud, dle pravidel uvedených v Řádu rozhodčího soudu , osobu pověřenou přijímáním písemností v rozhodčím řízení, přičemž se vždy jedná o osobu z řad rozhodců Rozhodčího soudu. V případě, že bude muset být jmenována osoba pověřená přijímáním písemností v rozhodčím řízení, bude mít i tato osoba přístup k osobním údajům stran sporu.
Jiné, než výše uvedené osoby, mají k osobním údajům obsaženým v rozhodčím spisu přístup pouze v případech stanovených platnou právní úpravou, zejména se pak jedná kupř. o soudy a exekutory, kteří mohou mít za určitých okolnosti oprávnění nahlédnout do některých listin rozhodčího řízení, aby mohli posoudit řádnost vydání rozhodnutí Rozhodčím soudem a nabytí jeho právní moci.

5. Jak dlouho uchováváme údaje?


Spisový materiál patřící k projednávání sporu uchováváme v listinné i elektronické podobě po dobu 20 let od nabytí právní moci Rozhodčího nálezu (popřípadě Usnesení, kterým skončilo projednání věci). Tato povinnost vyplývá z § 29 odst. 1 zákona č. 216/1994 Sb., o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů.

Ostatní informace o proběhlých rozhodčích řízení uchováváme z důvodů statistik a přehledů v anonymizované podobě.

6. Jak se domoci změny údajů uvedených o Vaší osobě?


V případě, že některé údaje o Vaší osobě jsou neaktuální, stačí kontaktovat odpovědného pracovníka prostřednictvím emailu (praha@soud.cz), osobně v sídle Rozhodčího soudu (o změnu požádáte písemně), či prostřednictvím poštovních služeb. Do zprávy vždy sdělte původní údaj, který je na Rozhodčím soudu evidován a nový údaj, který budeme od Vašeho sdělení evidovat.

V případě potřeby se obraťte v úředních hodinách Rozhodčího soudu (Po-Čt: 9:00- 5:30, Pá: 9:00-14:00) na některého z pověřených zaměstnanců Rozhodčího soudu, a to na telefon +420 222 333 340, který Vám rád zodpoví veškeré Vaše dotazy.